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當(dāng)前類別 > HR資訊 > 人力資源 |
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| 崗位分析及崗位說明書(樣本) |
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崗位分析及崗位說明書
目 錄
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一、崗位工作分析
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二、崗位工作說明書
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三、崗位說明書的填寫
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四、案例分析研究
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一、崗位工作分析
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崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進(jìn)行完整的描述或說明，以便為人力資源管理活動(dòng)提供有關(guān)崗位方面的信息，從而進(jìn)行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎(chǔ)性活動(dòng)。很多企業(yè)由于缺乏準(zhǔn)確的工作說明而付出了很大的代價(jià)，結(jié)果導(dǎo)致了很多人力資源工作缺乏針對性，難以開展。那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析要從以下八個(gè)要素開始著手進(jìn)行分析，即(7W1H):
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WHO:誰從事此項(xiàng)工作，責(zé)任人是誰，對人員的學(xué)歷及文化程度、專業(yè)知識(shí)與技能、經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。
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WHAT: 在雇員要完成的工作任務(wù)當(dāng)位中，哪些是屬于體力勞動(dòng)的范疇、哪些又是屬于智力勞動(dòng)的范疇呢？
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WHOM:為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級(jí)、下級(jí)、同事、客戶等。
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WHY:為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。
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WHEN: 工作任務(wù)應(yīng)該被要求在什么時(shí)候完成呢？
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WHERE:工作的地點(diǎn)、環(huán)境等。
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What qualificatiaons：從事這項(xiàng)工作的雇員應(yīng)該具備哪些資質(zhì)條件呢？
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HOW:如何從事或者要求如何從事此項(xiàng)工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需要的權(quán)利。
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崗位工作分析是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進(jìn)行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行崗位工作分析通常使用的方法有：問卷調(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、直接面談、觀察法等方法。有了崗位工作分析的結(jié)果以后，我們就可以著手制定崗位工作說明書了。
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二、崗位工作說明書
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也稱崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位工作說明書最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。
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另外，在實(shí)際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時(shí)間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與公司的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說明書應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容：
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1.崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號(hào)、匯報(bào)關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級(jí)、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等等。
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2.崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。
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3.崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內(nèi)容,并逐項(xiàng)加以說明崗位工作活動(dòng)的內(nèi)容，以及各活動(dòng)內(nèi)容所占時(shí)間百分比，活動(dòng)內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。
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4.崗位工作責(zé)任：包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任（非管理崗位則沒有此項(xiàng)內(nèi)容），要逐項(xiàng)列出任職者工作職責(zé)。
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5.崗位工作資格：即從事該項(xiàng)崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個(gè)性特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。
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崗位說明書是指對對崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結(jié)果。此外，有必要注意的是，崗位工作說明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡。
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崗位工作說明書的外在形式，是根據(jù)一項(xiàng)工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字?jǐn)⑹觥＞幹茘徫还ぷ髡f明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動(dòng)合同以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)管理業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據(jù)。
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崗位工作說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位工作說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實(shí)際中，當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項(xiàng)工作職責(zé)和內(nèi)容的變動(dòng)，甚至于每一次工作信息的變動(dòng)，都應(yīng)該要求及時(shí)記錄在案，并迅速反映到崗位工作說明書的調(diào)整之中。在遇到崗位工作說明書要加以調(diào)整的情況下，一般由崗位所在部門的負(fù)責(zé)人，向人力資源部提出申請，并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗位說明書修改表，由人力資源部門進(jìn)行信息收集，并對職位說明書做出相應(yīng)的修改。
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三、崗位說明書的填寫
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崗位說明書的格式可以是多種多樣的,關(guān)鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后，應(yīng)該用準(zhǔn)確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規(guī)范、準(zhǔn)確、使用方便的管理文件。
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眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點(diǎn)和急需解決的問題。有的是為設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，提高員工的技術(shù)素質(zhì)；有的是為了制定更切合實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性；還有的是為根據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的崗位工作分析的側(cè)重點(diǎn)就不一樣。可一般來說，崗位工作分析主要包括兩方面的內(nèi)容：
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（一）崗位描述
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崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：
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1、 崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。
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2、 崗位活動(dòng)和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責(zé)、完成工作所需要的資料、機(jī)器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級(jí)關(guān)系。
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3、 工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當(dāng)?shù)墓庹斩取⑼L(fēng)設(shè)備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。
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4、 社會(huì)環(huán)境。包括工作團(tuán)體的情況、社會(huì)心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門之間的關(guān)系等。此外，應(yīng)該說明企業(yè)和組織內(nèi)以及附近的文化和生活設(shè)施。
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5、 職業(yè)條件。由于人們常常根據(jù)職業(yè)條件來判斷和解釋職務(wù)描述中的其它內(nèi)容，因而這部分內(nèi)容特別重要。職業(yè)條件說明了工作的各方面特點(diǎn)：工資報(bào)酬、獎(jiǎng)金制度、工作時(shí)間、工作季節(jié)性、晉級(jí)機(jī)會(huì)、進(jìn)修和提高的機(jī)會(huì)、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。
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（二）崗位要求
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崗位要求說明了從事某項(xiàng)工作的人所必須具備的知識(shí)、技能、能力、興趣、體格和行為特點(diǎn)等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個(gè)體特征，以此作為人員篩選、任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。
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崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨(dú)立判斷與思考能力、記憶力、注意力、知覺能力、警覺性、操作能力（速度、準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗(yàn)、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗(yàn)判斷的方法獲得，也可以通過統(tǒng)計(jì)分析方式來確定。
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基于以上崗位分析的基礎(chǔ)理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據(jù)某公司職（崗）位說明書的描述，再加以細(xì)化分析，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
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1、 崗位基本信息
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崗位基本信息也稱為工作標(biāo)識(shí)。包括崗（職）位名稱、崗位編號(hào)、姓名、所屬部門、直接上級(jí)、職等職級(jí)、定員等。
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2、 工作內(nèi)容描述
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這是最主要的內(nèi)容，此欄詳細(xì)描述該職位所從事的具體的工作，應(yīng)全面、詳盡地寫出完成工作目標(biāo)所要做的每一項(xiàng)工作，包括每項(xiàng)工作的綜述、活動(dòng)過程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。同時(shí)，在這一項(xiàng)中還可以同時(shí)描述每項(xiàng)工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設(shè)備。
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3、 任職資格
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（1）教育背景 此項(xiàng)填寫從事該職位目前應(yīng)具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行工作分析時(shí)，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗(yàn)豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時(shí)應(yīng)該考慮，如果讓一位新員工來工作，他最低應(yīng)是什么學(xué)歷，而不一定是當(dāng)前在職員工的學(xué)歷。
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（2）經(jīng)驗(yàn) 此項(xiàng)反應(yīng)從事該職位之前，應(yīng)具有的最起碼的工作經(jīng)驗(yàn)要求，一般包括兩方面，一是專業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)背景；另一個(gè)需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。
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（3）技能要求 此項(xiàng)反映從事該職位應(yīng)具有的基本技能和能力。某些職位對專業(yè)技能要求較高，沒有此項(xiàng)專業(yè)技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
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（4）個(gè)性特質(zhì) 指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。
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（5）培訓(xùn)經(jīng)歷 此欄反映從事該職位前，應(yīng)進(jìn)行的基本的專業(yè)培訓(xùn)，否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能之后，還必須經(jīng)過哪些培訓(xùn)。
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（6）其它 例如反映該崗位通常表現(xiàn)的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班；建筑施工人員經(jīng)常出差；一般管理人員則正常上下班等。
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4、 責(zé)權(quán)范圍
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（1） 責(zé)任 指此項(xiàng)工作所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)當(dāng)按時(shí)完成的任務(wù)。
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（2） 權(quán)力 一定的工作崗位要承擔(dān)一定的責(zé)任，必須要有相映成趣的人、財(cái)、物上的支配權(quán)力。
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四、案例分析研究
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（案例摘要） “瑪麗，我真不知道你到底需要怎樣的機(jī)械操作工？”高爾夫機(jī)械制造有限公司人力資源部經(jīng)理約翰•安德森說道：“我已經(jīng)為你送去了四個(gè)人給你面試，并且這四個(gè)人看上去都大致符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們?nèi)烤苤陂T外。”
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“符合崗位說明書的要求？”瑪麗頗為驚訝地回答道：“可我所要找的卻是那種一錄用，就能夠直接上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實(shí)際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒瞧見你所說的什么崗位說明書。”
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聞聽此言，約翰二話沒說地為瑪麗拿來崗位說明書的復(fù)印件。當(dāng)他們將崗位說明書與現(xiàn)實(shí)所需崗位逐條加以對照時(shí)，才發(fā)現(xiàn)問題之所在：原來這些崗位說明書已經(jīng)嚴(yán)重地脫離實(shí)際，也就是說，崗位說明書沒有將實(shí)際工作中的變動(dòng)寫進(jìn)去。例如，崗位說明書要求從業(yè)人員具備舊式鉆探機(jī)的工作經(jīng)驗(yàn)，而實(shí)際工作卻已經(jīng)采用了數(shù)控機(jī)床的最新技術(shù)。因此，工人們?yōu)榱烁行实厥褂眯聶C(jī)器，必須得具備更多的數(shù)學(xué)知識(shí)。
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在聽完瑪麗描述機(jī)械操作工作所需的技能以及從業(yè)人員需要履行的職責(zé)后，約翰喜形于色地說道：“我想我們現(xiàn)在能夠?qū)懗鲆环轀?zhǔn)確描述該項(xiàng)工作的崗位說明書，并且使用這份崗位說明書作為指導(dǎo)，一定能夠找到你所需要的合適人選。我堅(jiān)信，只要我們的工作更加緊密地配合，上述那種不愉快的事情，決不會(huì)再發(fā)生了。”
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（問題分析） 首先，必須要認(rèn)識(shí)到，雖然崗位說明書在上述案例中，不能非常準(zhǔn)確無誤地界定出招聘崗位所要求的職責(zé)與技能，但是，人力資源部經(jīng)理約翰●安德森沒有崗位說明書的幫助，就很難確定出所需崗位應(yīng)該具備何種專業(yè)技能了。通過以上案例，可以發(fā)現(xiàn)這具有普遍規(guī)律性的人力資源管理問題，那就是崗位說明書所描述的崗位與實(shí)際工作當(dāng)中的崗位并不是絕對同一的概念。
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盡管在當(dāng)今二十一世紀(jì)，科技發(fā)展神速、工作崗位的內(nèi)涵和要求變化如此之快，使得那些一成不變的崗位說明書，在實(shí)際工作當(dāng)中起到的作用是如此的蒼白，甚至于起到適得其反的作用。但是，除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位親密無間地協(xié)作外，持續(xù)不斷地工作分析工作也可以用來規(guī)避崗位說明書的負(fù)面影響外。
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眾所周知，工作分析作為人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，即使連用于編制崗位說明書的全套資料，也全都來源于通過科學(xué)的工作分析所采集到的信息。根據(jù)現(xiàn)代科學(xué)管理理論，工作分析就是指科學(xué)地規(guī)劃出組織體系中的各個(gè)崗位在從業(yè)的過程中，應(yīng)該履行哪些職責(zé)，具備哪些知識(shí)，需要何種技能的管理過程系統(tǒng)。
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如上述工作分析的質(zhì)界定義與量化案例觀，工作分析并不是一項(xiàng)一勞永逸的孤立人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，而是一個(gè)具有重復(fù)性行為而就高于原有行為的管理過程系統(tǒng)。最少要在如下三種情形中，必須要進(jìn)行工作分析這一人力資源管理工作。
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第一種情形是在初創(chuàng)組織體系時(shí)，著手進(jìn)行工作分析便是企業(yè)的第一次工作分析行為了。其次，企業(yè)新增工作崗位，要進(jìn)行工作分析。最后一種情形通常是，由于新技術(shù)、新方法、新工藝、新系統(tǒng)的使用，導(dǎo)致崗位工作內(nèi)容的變動(dòng)，也應(yīng)進(jìn)行工作分析。而崗位工作分析的信息、資料通常被用來厘定工作規(guī)范或編制崗位說明書了。
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本文系博銳管理 作者 王劍東
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