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| 如何做一名優(yōu)秀的商協(xié)會秘書長？ |
優(yōu)秀的秘書長幾乎是一個完人，是真君子，是中國傳統(tǒng)文化意義上的“完人”，是現(xiàn)代意義上的“美人”。付出多但回報少，職務(wù)低但要道德高，這是一個全心全意為會員服務(wù)、為大家謀利益的角色，是一個具有很強的利他主義情懷的人，所以做一個優(yōu)秀的秘書長很難，但社會時代需要大批優(yōu)秀的秘書長。
1、商協(xié)會的價值屬性和當(dāng)下社會價值觀決定了做優(yōu)秀的秘書長很難。
在一個崇尚經(jīng)濟英雄的時代，秘書長不太可能創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟價值，更不可能擁有巨大的個人財富，對于商協(xié)會和社會組織工作，不是出于強大的財富驅(qū)動力和權(quán)力驅(qū)動力，而是受興趣、愛好、志向和性格驅(qū)使。商協(xié)會的非營利性，決定了做好秘書長工作，不能過分追逐名利，而淡泊名利并不為社會大多數(shù)人所認(rèn)可，即使是一個非常優(yōu)秀的秘書長，其價值認(rèn)同度也不是太高。
商會協(xié)會秘書長的作用很多，如助手作用、協(xié)調(diào)作用、橋梁紐帶作用等等。但我認(rèn)為，商會秘書長的主要職能就是服務(wù)，服務(wù)會長，服務(wù)會員，服務(wù)政府，服務(wù)社會。因為，服務(wù)是商會工作一切出發(fā)點和落腳點，也是辦商會的宗旨。
怎么搞好服務(wù)呢？我認(rèn)為：
一是搞服務(wù)就要認(rèn)真學(xué)習(xí)。不斷地學(xué)習(xí)，不斷地探索，不斷地實踐，是商會秘書長的必備素質(zhì)。只有這樣，才能熟悉經(jīng)濟或行業(yè)情況，才能熟悉眾多企業(yè)家或企業(yè)經(jīng)營者，才能爭得工作上的主動權(quán)和號召力。不然的話，“說話千言，離題萬里”，進入不了情況，這樣的秘書長是沒有威信的。
二是搞服務(wù)就要真心實意。對于會員提出的各種問題，辦不辦是態(tài)度問題，辦好辦不好是水平問題。因此，為會員服務(wù)一定要實實在在，不弄虛作假，不虛晃一槍，不三心二意。以極大的熱忱，嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，負(fù)責(zé)到底的精神，去辦好會員提出的每一件事情。
三是搞服務(wù)就要無私奉獻。商會秘書長的無私奉獻就是要體現(xiàn)在為會員服務(wù)上，不求索取，不圖回報，不講名利。雖然處在市場經(jīng)濟的大潮中，整天與商人打交道，也要經(jīng)受住各種考驗和物質(zhì)利益的誘惑，不能被錢迷住了心竅，不能渾身沾滿銅臭氣。無欲則剛，這是基本的政治素質(zhì)和道德情操，特別是從黨政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)崗位上退下來的老干部擔(dān)任秘書長，更需要保持晚節(jié)，兩袖清風(fēng)，一塵不染。
四是搞服務(wù)就要堅持原則。商會服務(wù)工作也必須講政治、講原則，我們說的服務(wù)是在遵守黨和國家政策、法規(guī)和地方黨委、政府各項規(guī)定允許的范圍內(nèi)進行的，違背政策的事一律不干，有損于國家和他人利益的事一律不干。這樣才能不斷端正服務(wù)工作的方向，促進商會健康、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步向前發(fā)展。
2、秘書長與會長的關(guān)系界定，使秘書長的定位很難。
有人把會長和秘書長類比為企業(yè)的董事長和總經(jīng)理，從組織結(jié)構(gòu)看，勉強成立，從現(xiàn)實角度看，一個社會組織的經(jīng)營好壞，主要取決于秘書長的能力素質(zhì)，而大部分會長，對組織更多是宏觀指導(dǎo)。所以從價值屬性層面，這種類比不成立。如果同時兼有優(yōu)秀的會長和秘書長，這個會一定能成功；有優(yōu)秀的會長但沒有優(yōu)秀的秘書長，或者有優(yōu)秀的秘書長但沒有優(yōu)秀的會長，這個會很難成功。
從不同商協(xié)會的組織結(jié)構(gòu)，秘書長的定位可以是執(zhí)行者，也可以是決策者，如果不能和會長明確界定職權(quán)范圍，秘書長獨立開展工作將受到掣肘和制約，會導(dǎo)致商協(xié)會運作困難。商會秘書長的準(zhǔn)確定位，對于發(fā)揮好秘書長職能，促進商會協(xié)調(diào)發(fā)展，具有十分重要的作用。
那么，商會秘書長在商會應(yīng)當(dāng)處在一個什么樣的位置呢？我認(rèn)為：秘書長是會長的主要助手，是商會的領(lǐng)導(dǎo)班子成員之一，是商會工作的主要組織者和實施者。因為，這是秘書長工作性質(zhì)所決定的。
作為專職秘書長，負(fù)責(zé)秘書處的全面工作，處理商會的日常事務(wù)，起到承上啟下、內(nèi)外協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)四方的作用，沒有自己的企業(yè)，沒做或基本沒做經(jīng)營方面的事情，一心一意的致力于商會建設(shè)，這是商會其他領(lǐng)導(dǎo)成員所不能代替的。
當(dāng)然，商會的各位領(lǐng)導(dǎo)也是會長的助手，但他們不是主要助手，因為他們有自己的企業(yè)，自己的生意，不可能全力投身于商會建設(shè)。具體地說，秘書長作為會長的主要助手，作為商會領(lǐng)導(dǎo)班子成員之一，作為商會工作的主要組織者和實施者，它相當(dāng)于：
一是部隊的“參謀長“。秘書長就像部隊的”參謀長“一樣，領(lǐng)導(dǎo)司令機關(guān)----秘書處，貫徹執(zhí)行會長或會長辦公會的意圖、指示、決議，在會長的領(lǐng)導(dǎo)下組織實施商會的各項工作，策劃、運作商會的各項活動，不斷地向會長和會長辦公會反映、提出建議。在特殊情況下，秘書長可根據(jù)會長的授權(quán)，向全體會員下達商會的各項工作任務(wù)。
二是黨委、政府部門的秘書長。大家知道，黨委的秘書長是黨委常委之一，參與黨委工作決策；政府的“秘書長”是政府常務(wù)會議成員組成之一，參與政府工作決策。商會秘書長在商會就是扮演的這種角色，同樣參與商會的各項決策。
三是企業(yè)的“總經(jīng)理”。秘書長是商會的中樞神經(jīng)。打個比方，如果把商會看成是一個企業(yè)，那么會長就是這個企業(yè)的董事長，秘書長就是這個企業(yè)的總經(jīng)理。一個企業(yè)的好壞就是總經(jīng)理能力的體現(xiàn)，一個商會的興衰就是秘書長水平高低的體現(xiàn)。
我認(rèn)為，能使商協(xié)會和社會組織高效運作，并最大限度發(fā)揮作用的組織形式應(yīng)該是類似君主立憲制，會長是形象，是旗幟，但由秘書長總體負(fù)責(zé)會務(wù)，保證大家權(quán)責(zé)分明，運作獨立，責(zé)任明晰。這樣也能充分發(fā)揮秘書長的主動性、創(chuàng)造性，能更好服務(wù)于會員。而對于擁有決策權(quán)的秘書長來說，責(zé)任會更加重大，工作難度也會相應(yīng)提升。對于秘書長來說，要做好如下工作：
（1）秘書處團隊的組建，從團隊的規(guī)模、崗位設(shè)置、部門安排等進行整體勾勒。
（2）機制體制的建立，包括工作制度、財務(wù)制度、薪酬體系及激勵機制。
（3）活動及項目的開展，主要是服務(wù)體系的構(gòu)建和服務(wù)產(chǎn)品的設(shè)計。
（4）盈利模式的設(shè)計，主要是會費、贊助、服務(wù)收入、投資收入的比重。
（5）副會長、常務(wù)理事、理事的提名
（6）組織文化的培養(yǎng)。包括如何看待社會組織的價值，如何看待得與失，如何看待自身利益與會員利益，如何看待短期利益與長期利益，對這些問題的回答，反映組織文化的優(yōu)劣，決定組織的成敗。
秘書長比非專職的會長更重要，因為大多數(shù)會長是企業(yè)家，做好企業(yè)是他們的本職工作，而秘書長是以社會組織為事業(yè)，不僅靠此養(yǎng)家糊口，還希望以此實現(xiàn)人生價值，所以有更強的責(zé)任感和更大的危機感。初創(chuàng)期，好會長非常重要；守成期，好秘書長比好會長更重要。
對社會組織來說，鐵打的營盤流水的會長，對許多的秘書長來說，可能只能從一而終，組織的興衰，關(guān)乎他的升降沉浮。所以，我建議廣大的會員朋友，會長朋友，應(yīng)更多地關(guān)心、支持、愛護好秘書長。
做優(yōu)秀秘書長，面臨著幾大挑戰(zhàn)：
1、如何獲得會長支持和會員的信任？
有些商協(xié)會，會長一個人說了算，“一言堂”、“一支筆”現(xiàn)象突出。一般情況下，會長是企業(yè)家，習(xí)慣了專權(quán)，在會里，因為出錢較多，把自己當(dāng)成大股東，秘書長如果能力較弱，很容易成為“傀儡”。要想成為有所作為、能為大家做事的秘書長，需要在情感、道德和能力上都能取得大家的信任，要做到三點和三不。三點，即真誠點，真心實意為會員服務(wù)，想會員之所想，急會員之所急；創(chuàng)新點，要有特長、有專業(yè)、有優(yōu)勢；同時要有亮點，即能夠做出成功案例，能講出精彩故事。三不，不貪小便宜，看淡利益；不傲慢自大，不僅要自己善于結(jié)緣，還要善于幫助別人結(jié)緣；不急不躁，有看花開花落，望云卷云舒的氣定神閑。要做到這些，需要秘書長既充滿激情，熱心真誠，同時又能淡泊明志，寧靜致遠(yuǎn)，需要秘書長有高超的平衡技巧和心理素質(zhì)，要練成需要時間打磨、知識積累和閱歷沉淀。
2、如何建立一支優(yōu)秀的團隊？
社會時代的來臨，價值取向的多元化、個性的獨特化，對非營利組織團隊的凝聚力、戰(zhàn)斗力形成嚴(yán)峻的考驗，秘書長要建立一支優(yōu)秀的團隊，要對團隊的規(guī)模、結(jié)構(gòu)、素質(zhì)、能力，團隊的約束和激勵機制的設(shè)計，并非易事。
3、如何設(shè)立結(jié)構(gòu)性、系統(tǒng)性的服務(wù)模式？
市場需求越來越個性化，企業(yè)訴求越來越多樣化，只有實現(xiàn)商會平臺型、專業(yè)型、引領(lǐng)型價值的深化，才能增強市場認(rèn)同感和會員的忠誠度，需要結(jié)構(gòu)性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性的服務(wù)。
4、如何調(diào)整付出與回報失衡的心理？
秘書長要調(diào)整好工作與家庭的關(guān)系，個人價值與社會價值的關(guān)系，有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)的關(guān)系。
會員對秘書長的評價，既是對秘書長工作的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，也為秘書長的工作方向提出了更高的要求，對秘書長的評價標(biāo)準(zhǔn)主要包括：知識、能力、胸懷、個性、思維等要素，秘書長的類型可以歸納為以下幾種：
1、平庸型秘書長：心中無理想，眼里沒目標(biāo)，手里無行動。最大的平庸，不是能力不足，而是不思進取。過去這樣的秘書長很多，年齡偏大，從政府下來，服務(wù)精神和責(zé)任意識不強，對自己的價值認(rèn)定也偏低，不想做事，也做不了事。這種秘書長，可有可無，會員對他不會有親切感，更不會向他尋求幫助，在秘書長隊伍中，占20%。
2、勞模型秘書長：只知低頭拉車，不知抬頭看路。有理想，但是能力欠缺，做事情，不分輕重緩急，在各種會務(wù)、會員的事務(wù)、秘書處的瑣事間疲于奔命。缺乏戰(zhàn)略眼光和管理能力，勤勤懇懇、任勞任怨，但事倍功半。在團隊中沒有威信，但是個好人，此類秘書長占50%。
3、創(chuàng)新型秘書長：心中有理想，腦中有想法，手里有辦法，能夠感知變化順勢而為。有魄力，敢冒險，能夠不斷創(chuàng)新戰(zhàn)略、創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式、盈利模式，對市場變化敏感，整合資源和利用資源能力強，占25%。
4、魅力型秘書長：重理想輕利益，講道義輕榮譽，講付出輕回報。魅力型秘書長在性格上熱情、友善、有同情心；情感上樂觀向上，善于調(diào)動情緒；有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力；堅定果敢的意志力和執(zhí)行力。這樣的秘書長，會對會員產(chǎn)生強大的凝聚力和吸附力，這種人格魅力會讓會員有困難找你，幾日不見會想念你，有好事愿與你分享，有困惑想聽取你的意見。魅力型秘書長只占秘書長隊伍的5%。
可以說，魅力型秘書長是優(yōu)秀秘書長的標(biāo)準(zhǔn)，如何成為魅力型秘書長呢？
1、增強責(zé)任感、榮譽感、使命感。要有火一樣的熱情，博大的胸襟和利他的情懷，要有“春蠶到死絲方盡，蠟炬成灰淚始干”的精神。對秘書長這一職業(yè)無限熱愛，用心去做事，用心去付出，用真誠去召喚人、感動人。服務(wù)會員要不畏困難、不畏挫折、不畏失敗。如會員遭遇重大挫折和困難，能夠及時“雪中送炭”，這樣的情誼會讓會員記一輩子，而我們自身也在這一過程中實現(xiàn)了自己的價值。同時，要有堅定的信念，只有全心全意，才能無怨無悔。如果三心二意，朝秦暮楚，瞻前顧后，總是想著這個角色、這份職業(yè)能不能給你點額外的收益，為錢財所迷惑，為五斗米折腰，注定會失望，因為這是一份“沒有錢圖”的職業(yè)。只有放棄錢，才能成就業(yè)。但這條路，注定非常艱難。曾經(jīng)彩虹精化、海王等大企業(yè)十幾年前花百萬年薪請我，但每想起和我一起戰(zhàn)斗的戰(zhàn)友們、企業(yè)家朋友們，我都不曾為失去賺錢的機會而后悔。
2、謙虛好學(xué)、博釆眾長，傾聽不同的意見，培養(yǎng)敏銳的嗅覺和前瞻性思維。
3、開闊視野、增長見識，進行知識投資和視野投資，學(xué)會說三句話:學(xué)會說假話，說有利于團結(jié)的、有利于維護形象、有利于提振信心的假話；學(xué)會說真話，真誠的、客觀的、利他的真話；學(xué)會說有價值的話，說有思想性、前瞻性和建設(shè)性的話。
4、提升能力素質(zhì)，溝通力、整合力、想象力和設(shè)計力這四大能力是吃飯的工具，前進的車輪和騰飛的翅膀。要善于和不同性格、不同階層、不同身份背景的人溝通，真實了解訴求；整合全球的企業(yè)資源、專家資源、技術(shù)資源、人才資源，整合的邊界越廣，想象力才有得以飛翔的天空，而設(shè)計則會讓整合和想象成為變現(xiàn)的模式，推動商協(xié)會發(fā)展的同時，讓秘書長的自我能力得到充分展示。
5、培養(yǎng)戰(zhàn)略意識和眼光。戰(zhàn)略是選擇，是放棄，是站在未來思考今天，站在未知思考已知。秘書長不能僅僅考慮今天的事，要多想明天的事，未來的事，站在高山看流水，才能看清流水的去向和走勢，才能隨著大江東去，奔流到海，沒有戰(zhàn)略意識，就只能站在岸邊看漩渦，也許會被漩渦席卷而去。
6、提升理論水平和人格魅力。理論水平和人格魅力是軟實力的象征，絕不是可有可無，而是不可或缺。理論力的提升，會推動溝通力、整合力、想象力和創(chuàng)造力產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。秘書長代表的是一個群體的形象，所以要管理好自己，從風(fēng)度、氣質(zhì)、言談舉止、道德修養(yǎng)等方面不斷修煉，讓會員提起秘書長，會覺得非常自豪。
成為優(yōu)秀的秘書長很難，但成為優(yōu)秀的秘書長也很快樂，在挑戰(zhàn)中成就自我，在付出中感知幸福。如果做一件事情，讓你感覺不到困難，說明這件事情的價值不大，正因為做優(yōu)秀秘書長如此之難，所以我們可以確定，優(yōu)秀秘書長價值無限。他體現(xiàn)的不僅是個人價值，更多的是社會價值。社會時代的到來，為優(yōu)秀秘書長的成長，鋪墊了良好的社會環(huán)境。相信不遠(yuǎn)的將來，一批優(yōu)秀的秘書長將脫穎而出，希望大家共同努力，讓優(yōu)秀成為一種習(xí)慣，讓優(yōu)秀創(chuàng)造更大價值！
文/王理宗
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