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| [原创]巧用图表来表达 |
圖表在咨詢師制作的咨詢報(bào)告中發(fā)揮著重大的作用，善于運(yùn)用圖表來(lái)表達(dá)自己意圖的咨詢師，總是能夠更加清晰的展示和表達(dá)自己的思考以及想要傳達(dá)的訊息，能夠更加有效地進(jìn)行與聽(tīng)眾之間的交流。圖表是咨詢師傳達(dá)信息的一種重要形式的語(yǔ)言，圖表的巧妙運(yùn)用往往比單純的文字具有更好的表達(dá)效果。如麥肯錫等很多知名的國(guó)際咨詢公司，都非常重視對(duì)咨詢師巧妙使用圖表能力的培訓(xùn)。下面分享幾個(gè)巧用圖表的方式方法，希望對(duì)大家有所幫助。
第一，一定要避免APK綜合癥。其典型癥狀就是報(bào)告者更關(guān)心的是他把什么東西放到了圖表中，而不是聽(tīng)眾可以從中獲取什么。使用圖表做報(bào)告，很多人都會(huì)犯一個(gè)通病，那就是我要把盡量多的信息都放到圖表中，圖標(biāo)看似信息很多，但是卻因?yàn)槭褂昧艘幌盗懈緹o(wú)關(guān)和難以理解的圖表信息，反而使得圖表的價(jià)值大大降低。為了做好報(bào)告，我們前期的準(zhǔn)備工作肯定是會(huì)采集大量的原始數(shù)據(jù)和信息，但是這些沒(méi)有經(jīng)過(guò)加工的原始信息是雜亂無(wú)章的，是沒(méi)有多大意義和價(jià)值的。我們產(chǎn)生價(jià)值的地方，就是通過(guò)自己的思考，把這些雜亂無(wú)章的信息進(jìn)行整合，提煉出有價(jià)值的東西，這才會(huì)是對(duì)方感興趣的東西。做報(bào)告，一定不是一味的“給予”，做報(bào)告是要給聽(tīng)眾傳達(dá)信息，只有你傳達(dá)的是他想要獲取的信息和他最關(guān)心的信息時(shí)，才會(huì)起到更好的效果。因此，一定要首先想清楚對(duì)方想要聽(tīng)的是什么。
第二，選擇圖表的邏輯順序是：在弄清楚聽(tīng)眾感興趣的東西之后，首先要做的就是結(jié)合其關(guān)注點(diǎn)，決定自己想要表達(dá)的信息。然后根據(jù)信息來(lái)確定相對(duì)關(guān)系，進(jìn)而確定恰當(dāng)?shù)膱D表形式。
（一）圖表的五種基本形式：餅狀圖、條形圖、柱形圖、折線圖和散點(diǎn)圖。
（二）其中根據(jù)數(shù)據(jù)分析出的相對(duì)關(guān)系，最常見(jiàn)的類型一共有五種：
成分相對(duì)關(guān)系：顯示各部分占整體的比重，即每一部分所占的百分比。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：份額、百分比、預(yù)計(jì)將要達(dá)到的百分之多少。例如：2007年A公司的市場(chǎng)份額占到整個(gè)行業(yè)中的40%。主要采取的圖表表達(dá)形式是餅狀圖。
項(xiàng)目相對(duì)關(guān)系：顯示各項(xiàng)目的排列順序，我們想要比較事物的排列方法，是差不多，還是一個(gè)比另一個(gè)多。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：大于、小于或者大致相當(dāng)。例如：4月份A產(chǎn)品的銷售額相當(dāng)于B、C兩個(gè)產(chǎn)品的銷售總和；在各項(xiàng)指標(biāo)中，顧客滿意度排名第二。主要采取的圖表表達(dá)形式是條形圖。
時(shí)間序列相對(duì)關(guān)系：這是一種最為常見(jiàn)的相對(duì)關(guān)系，展示隨時(shí)間推移所產(chǎn)生的變化。即所占的比例或者額度隨著每年、每月、每天的變化趨勢(shì)是怎樣的。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：變化、增長(zhǎng)、下降、上下波動(dòng)等。例如：投資回報(bào)在過(guò)去的5年里急劇下跌；員工滿意度從2006年以來(lái)逐年提升。主要采取的圖表表達(dá)形式是柱狀圖和折線圖，或者更多時(shí)候是兩者的相互結(jié)合。
頻率分布相對(duì)關(guān)系：展示各有多少項(xiàng)歸入一組數(shù)值范圍之內(nèi)，即各數(shù)值范圍內(nèi)包含了多少個(gè)項(xiàng)目。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：從X到Y(jié), 集中、頻率與分布等。例如：某公司月收入從3000元到5000元有多少人。主要采取的圖表表達(dá)形式是柱狀圖和折線圖。
相關(guān)性相對(duì)關(guān)系：展示兩個(gè)變量的關(guān)系是否符合預(yù)期的模式。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：…隨…而增長(zhǎng)，隨…而下降，與…有關(guān)等。例如：訂單的大小與客戶的收入成正比；員工滿意度高與業(yè)績(jī)沒(méi)有直接關(guān)系。主要采取的圖表表達(dá)形式是條形圖和散點(diǎn)圖。
第三，善用圖表小技巧：
1. 運(yùn)用箭頭、直線、陰影或者各種顏色等圖解強(qiáng)調(diào)特殊情況。例如：在大量的數(shù)據(jù)中，有一兩個(gè)數(shù)據(jù)是我們要特別強(qiáng)調(diào)的，可以采用變換不同的顏色或加深字體、變大字號(hào)。也可以利用箭頭來(lái)表示數(shù)據(jù)的增加趨勢(shì)等。
2. 運(yùn)用“視覺(jué)性比喻”形象表現(xiàn)想要闡明的信息。視覺(jué)性比喻包括日常能夠看到的事物，比如用兩只緊握的雙手表示合作與共贏，用迷宮表示不知道路在何方等。這些形象的表達(dá)都可以增強(qiáng)想要表達(dá)含義的形象性，可以加深聽(tīng)報(bào)告者的印象。
3. 重要圖表下要配以文字說(shuō)明。圖表要簡(jiǎn)要直觀，但對(duì)于重要圖表下的文字可以詳細(xì)一些。因?yàn)槁?tīng)眾可能在聽(tīng)報(bào)告的時(shí)候沒(méi)能來(lái)得及看你的文字說(shuō)明，但事后可能會(huì)再仔細(xì)去看，如果圖表下有比較詳細(xì)的備注的話，會(huì)有利于他理解圖表、看懂報(bào)告。
4. 制作多重圖表來(lái)演示用一個(gè)圖表不能表達(dá)的復(fù)雜信息，不要企圖用一張幻燈片或者圖表表達(dá)出你所有的觀點(diǎn)。而且“用1張幻燈片中陳述5個(gè)觀點(diǎn)與在5張幻燈片中陳述1個(gè)觀點(diǎn)所花的時(shí)間相同。” 將信息細(xì)分還會(huì)有利于讀者或聽(tīng)眾吸收，并使其將注意力集中在一個(gè)觀點(diǎn)上，并且增加易讀性。
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