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| [原创]部门之间工作接口如何对接 |
部門之間工作接口如何對接
一、公司背景情況介紹
W電腦系統(tǒng)集成有限公司隸屬與香港H集團(tuán)，成立于1998年，是以計算機(jī)軟件與硬件、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及軟件自主開發(fā)為主要業(yè)務(wù)的系統(tǒng)集成商和代理分銷商。公司本著“建業(yè)于信，守業(yè)于誠”的原則, 集研發(fā)與銷售為一體，分銷與集成并重，將傳統(tǒng)IT產(chǎn)業(yè)與電子商務(wù)相結(jié)合，致力于向用戶提供世界一流的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品、優(yōu)秀的辦公自動化應(yīng)用軟件、完整的系統(tǒng)集成解決方案和全方位的技術(shù)服務(wù)。W公司一貫秉承以客戶為本的經(jīng)營宗旨，通過規(guī)范化的培訓(xùn)建立起一支高素質(zhì)的員工隊(duì)伍，以面向網(wǎng)絡(luò)化競爭的企業(yè)戰(zhàn)略和多元化的經(jīng)營模式，力爭做“技術(shù)服務(wù)的典范”，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和完善的服務(wù)，贏得了廣大客戶的信賴與支持。
W公司與多家世界著名的電腦硬件及網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件企業(yè)如IBM、CABLETRON、NORTEL、DASSAULT等都有著長期、緊密的合作，不斷地將他們的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品介紹給中國各行業(yè)的廣大用戶，并憑借多年的系統(tǒng)集成經(jīng)驗(yàn)，幫助用戶在Internet上實(shí)現(xiàn)這些產(chǎn)品的應(yīng)用，為中國的信息技術(shù)現(xiàn)代化服務(wù)，同時也使公司的業(yè)務(wù)得以迅速健康地發(fā)展。W公司下設(shè)市場部、軟件開發(fā)部、技術(shù)支持部及辦公室。公司的人事委托集團(tuán)代行管理。
二、公司所面臨的問題
龍先生是這家軟件公司的總經(jīng)理。公司每天８∶３０上班，今天他不到８∶００就到了公司。他計劃今天能把最近即將招標(biāo)的一個項(xiàng)目的技術(shù)方案（草案）寫完。對這次招標(biāo)，龍先生非常重視。他不希望在技術(shù)方案上出岔子，決定親自動手完成這個方案。他希望在其他人員到來之前，把方案的大綱考慮一下。
８∶３０人員陸續(xù)到位，開始了各自的工作。龍總的提綱也有了一個輪廓。這時，電話鈴響了。龍先生拿起電話，對方是正在實(shí)施中的西安項(xiàng)目的用戶代表。用戶反映，公司的技術(shù)人員到現(xiàn)場安裝后，未調(diào)試軟件就回去了，到現(xiàn)在快兩個星期了，還沒給解決，不知是怎么回事。龍先生聽到這一情況很生氣，一邊安慰用戶代表，一邊想對策。他答應(yīng)用戶代表，最遲明天給他一個解決方案。
掛了電話，龍先生把技術(shù)支持部的李經(jīng)理找來了解情況，商量對策。
“老李，西安那個案子是怎么回事，剛才他們打過來一個電話，說咱們的人給人家安裝完沒給調(diào)試就跑回來了。”
“是這么回事。這次去西安，是派朱剛和魏明去的。他們到那兒把系統(tǒng)安裝完后，用戶又提出了一些新的要求。當(dāng)時朱剛他們覺得新增功能不應(yīng)包含在合同內(nèi)，所以沒有給對方明確答復(fù)。西安那邊所說的調(diào)試是指按他們的要求修改程序，根本不是什么現(xiàn)場調(diào)試。若不在現(xiàn)場調(diào)試好，能算安裝完成嗎。”
“那為什么回來之后，到現(xiàn)在還沒給人家答復(fù)？”
“這你要問市場部了。朱剛和魏明回來之后，我就把情況對市場部和軟件部說了。軟件部說，最近活兒多，根本沒時間改。不知市場部是怎么跟用戶協(xié)調(diào)的。市場部在談這個單子的時候，有關(guān)系統(tǒng)的硬件配置方面的要求事先也沒跟我們打招呼。在合同簽約之后才把系統(tǒng)配置給我們。在備貨時，我們發(fā)現(xiàn)有些型號市面上已經(jīng)淘汰了。更有甚之，有些貨的價格比他們的報價還高。讓我們怎么買？他們倒好，來了一個大撒把，單子一簽，什么都不管了。再有，軟件部開發(fā)的軟件也經(jīng)常出毛病，讓我們老招用戶的罵。要知道，我們的工資水平在全公司是最低的。”
“好吧，下午１點(diǎn)三個部門的經(jīng)理都來，咱們碰一下，再決定西安的案子怎么處理。”龍先生覺得問題有點(diǎn)麻煩，想聽聽軟件部的看法再作決定。
軟件部的經(jīng)理歐陽先生來到龍先生的辦公室。
“歐陽，西安的案子需要改軟件的事，你知道了吧？”
“這事兒老李找過我。但我們實(shí)在抽不出空。幾個案子都壓在我們身上了，而且都是急茬兒。我覺得應(yīng)該在市場部加強(qiáng)技術(shù)力量，對項(xiàng)目的功能要求控制一下。現(xiàn)在可好，用戶提什么要求就答應(yīng)什么，根本不考慮我們開發(fā)的時間和工作量，在這咱情況下，讓我們怎么保證質(zhì)量。
話又說回來，技術(shù)支持部反饋回來的信息，很多是由于用戶使用不當(dāng)造成的。技術(shù)人員在給用戶培訓(xùn)的時候應(yīng)把常見的問題講透。有些問題他們完全可以處理，不必事事找軟件部。如果老找，要他們干什么。順便跟您匯報一下，我們部的小任要求調(diào)走。”
“怎么回事？”
“說起來跟集團(tuán)人事部的政策有關(guān)，小任是去年畢業(yè)來公司的。來的時候，人事部讓他交了３０００元押金，說是每個新來的學(xué)生都這么做。小任雖然不樂意，但還是交了。今年又來了一個新畢業(yè)的學(xué)生，為這３０００元的事，找我好幾趟。雖然我也覺得人事部定的政策有問題，但這是人事部的規(guī)定，我也沒辦法。可氣的是，這家伙到處亂說，說什么‘到這打工還交錢，這公司太黑，你們怎么能在這種公司呆下去’等等。本來活就忙，這不是擾亂軍心嗎？一生氣就讓他走了。可小任聽了那家伙的話，沉不住氣了，說自己上當(dāng)了，要讓人事部給個說法。要么把３０００元退回來，要么他走人。”
“他對現(xiàn)在的工資滿意嗎？”
“挺滿意。這小伙子挺能干，給他的獎金也比較高，就是有點(diǎn)較真。在這節(jié)骨眼上，出這事兒，真夠煩的。”
“這小伙子不能放走。我找人事部商量一下，看看有什么辦法。”
已經(jīng)快１２點(diǎn)了。西安的事還沒解決，又冒出新的問題。龍先生心想，看來自己只能晚上加班趕寫方案了。
三、華恒智信咨詢顧問分析及解決思路
（一）華恒智信咨詢顧問分析
從案例當(dāng)中我們不難發(fā)現(xiàn)從組織方面來就愛那個就是組織部門之間的不協(xié)調(diào)。市場部、軟件開發(fā)部、技術(shù)支持部不協(xié)調(diào)，集團(tuán)人事部對三個部門沒有起到很好的支持作用。部門之間的不協(xié)調(diào)可以分為縱向的不協(xié)調(diào)和橫向的不協(xié)調(diào)。W公司市場部、軟件開發(fā)部、技術(shù)支持部之間的不協(xié)調(diào)為橫向不協(xié)調(diào)，集團(tuán)人事部對三個部門沒有起到很好的支持作用為縱向的不協(xié)調(diào)。部門之間的不協(xié)調(diào)可以導(dǎo)致很多危害，劇烈沖突的結(jié)果是更加強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)部門的目標(biāo)，而不是公司的目標(biāo)，沒有妥協(xié)的空間，不愿就部門目標(biāo)和公司目標(biāo)進(jìn)行協(xié)調(diào)，部門目標(biāo)處于優(yōu)先地位。從案例反映情況來看，每個部門內(nèi)部的工作都有人做，部門接口的工作也有所安排，并且也有相應(yīng)的分工，但相互之間沒有相應(yīng)的約束力，什么時候做完，完成到什么程度有的沒有詳細(xì)規(guī)定，導(dǎo)致出現(xiàn)問題相互推諉
（二）華恒智信咨詢顧問解決思路
針對部門之間的不協(xié)調(diào)，主要責(zé)任在于各個部門之間都比較明細(xì)自己部門的工作職責(zé)，而對其他部門的工作職責(zé)不明晰，導(dǎo)致在部門接口工作出現(xiàn)遺漏，或出現(xiàn)偏差等問題，所以要加強(qiáng)部門之間的溝通協(xié)調(diào)，強(qiáng)調(diào)各個部門之間的接口工作的具體工作流程，加強(qiáng)協(xié)作，使各部門的接口工作得到明細(xì)，包括接口工作的工作完成時間，以及借口工作的重要性等。集團(tuán)人事部門是為其下屬的這幾部門提供服務(wù)的，人事部門的各項(xiàng)政策都要能夠支持各個部門的人力配備等，所以政策的制定首先要和其下屬部門進(jìn)行充分的溝通。另外，對于市場部、軟件開發(fā)部、技術(shù)支持部不協(xié)調(diào)可以采用工作輪換的方法來解決這種沖突。這里可以是三個部門的經(jīng)理進(jìn)行適當(dāng)時間的輪崗。輪崗的目的在于使各個部門的經(jīng)理都熟悉相應(yīng)部門的工作流程，發(fā)現(xiàn)部門之間存在的接口工作的問題，從而制定出更為科學(xué)合理的部門接口工作的安排，為以后的部門之間的溝通協(xié)調(diào)打下基礎(chǔ)，掃清不理解等的障礙。
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