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      北京  上海  深圳  廣州  清華大學(xué)
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      企業(yè)外部培訓(xùn)后勤組織工作細(xì)節(jié)
       
       
           
      企業(yè)外部培訓(xùn)后勤組織工作細(xì)節(jié)

           與酒店公關(guān)部負(fù)責(zé)人談培訓(xùn)要求的清單
           *培訓(xùn)教室的要求。
           *膳食安排。
           *酒店可以提供的其他一些服務(wù)。
           *住宿安排。
           *停車位的預(yù)留。
          
           其他部門的配合。在大型培訓(xùn)之前,尤其要注意提前一段時間知會相關(guān)的后勤部門(如采購培訓(xùn)材料的部門、教材油印等的部門),以便其作好準(zhǔn)備。
          
           培訓(xùn)參加人員的接機和送機安排
           *  接機。落實培訓(xùn)參加人員航班號、火車班次、出發(fā)時間、到達(dá)時間、到達(dá)地點、聯(lián)系電話、同時同地到達(dá)人數(shù)。與派車負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排好車輛接機,落實司機名字、聯(lián)系電話,并將要接送人員的名字和聯(lián)系電話知會司機。
           *  送機。確定培訓(xùn)參加人員,返程時間、車站或機場地點、聯(lián)系電話。與派車負(fù)責(zé)人員商討,統(tǒng)一安排好車輛送機,同時落實司機名字、聯(lián)系電話,并知會培訓(xùn)參加人員各自司機的名字和聯(lián)系電話。
          
           返程訂票。
           *與酒店方確定酒店內(nèi)
           *是否有票務(wù)代理公司;
           *是否提供定票服務(wù);
           *提供定票服務(wù)的部門、電話。
           *在報課時間通知培訓(xùn)參加人員,提前到指定地點定票,并將返程時間、出發(fā)地點知會培訓(xùn)組織人員。
           *如酒店無票務(wù)公司,也不提供定票服務(wù),則需要培訓(xùn)組織人員確定外部離酒店最近的機票或火車票定票點及聯(lián)系電話,并將此信息知會培訓(xùn)參加人員,要求其提前電話預(yù)定票。
          
           培訓(xùn)參加人員的住宿安排
           *  事先了解培訓(xùn)參加人員男女人數(shù);
           *  事先了解部分培訓(xùn)參加人員住宿的特殊習(xí)慣(如喜歡與誰住、不喜歡與誰住、一定要安排單間等、吸煙與否、打酣等);
           *  最好事先要求酒店能提前一天將房間號給培訓(xùn)組織人員,培訓(xùn)組織人員根據(jù)培訓(xùn)參加人員的性別、住宿特殊習(xí)慣、住宿標(biāo)準(zhǔn)等,為培訓(xùn)參加人員統(tǒng)一安排好房號,并將安排好房號的培訓(xùn)人員名單交一份到總臺。一般情況下,酒店方不會提前一天提供房號,而是一部分一部分提供。這樣,就無法提前為全部培訓(xùn)人員安排好房號,可以先根據(jù)現(xiàn)有已確定的房號先給一些有特殊習(xí)慣或特殊標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)參加人員安排。
           *  要求培訓(xùn)簽到負(fù)責(zé)人統(tǒng)一到總臺領(lǐng)取房卡,并交納象征性押金如100元(防止退房時,受訓(xùn)人員因忘記退房卡,而由公司賠償;或防止培訓(xùn)參加人員叫他人代為退房,逃避培訓(xùn)費用以外的其他費用。)根據(jù)事先安排好的房間號,每簽到一人,給一張相應(yīng)房卡,或要求培訓(xùn)簽到人員直接到總臺辦理簽到。
           *  培訓(xùn)參加人員有關(guān)房間上網(wǎng)、長途電話、傳真、特殊服務(wù)事項、用餐時間地點、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)日程安排表,須隨簽到人員簽到時一起發(fā)放。
          
           培訓(xùn)參加人員的退房安排
           *  事先了解培訓(xùn)參加人員的返程時間。
           *  與酒店商討,最后退房時間。
           *  提前通知培訓(xùn)參加人員退房時間,如因航班原因,需要鐘點房的、或因其他原因住宿需要延長的,提前安排好,知會酒店總臺。
           *  退房統(tǒng)一在總臺辦理。(由于部分房間可能還有其他培訓(xùn)費用以外的費用開支,所以不應(yīng)該由培訓(xùn)簽到人員統(tǒng)一收取退房,同時也最好不要允許培訓(xùn)參加人員叫他人代為退房,逃避培訓(xùn)費用以外的其他費用。
          
           鐘點房的開設(shè)。
           培訓(xùn)中,如有培訓(xùn)時間小于一天且跨越午間的外部培訓(xùn)講師,需要考慮安排鐘點房給其休息;因部分人員的飛機航班較遲,不能準(zhǔn)時退房時,需要開設(shè)鐘點房。
          
           會務(wù)組房間。
           給所有培訓(xùn)參加人員安排住宿時,應(yīng)將會務(wù)組房間確定,并知會受訓(xùn)人員、培訓(xùn)講師、酒店人員;培訓(xùn)組織人員住會務(wù)組房間;會務(wù)組房間的開設(shè),方便受訓(xùn)人員在需要培訓(xùn)后勤服務(wù)、請假、詢問等時,可以找得到人;會務(wù)組房間的開設(shè),也有利于酒店總臺、房務(wù)中心等有事情時,能及時與會議組織人員聯(lián)系,同時也方便酒店簽單、費用結(jié)帳(全部費用掛靠在會務(wù)組房間,因酒店管理以房號為中心的特點)。
          
           培訓(xùn)人員膳食安排。
           *  落實早餐券是每晚由服務(wù)人員發(fā)放到各個房間還是統(tǒng)一隨房卡一起發(fā)放。
           *  根據(jù)培訓(xùn)參加人員的級別或事先預(yù)算好的培訓(xùn)人員最大膳食標(biāo)準(zhǔn),與酒店確定每桌的菜單。菜單的選擇中,要充分注意培訓(xùn)參加人員的飲食習(xí)慣,并將此信息知會膳房。
           *  確定用餐地點,并現(xiàn)場勘察。
           *  確定每日用餐的簽單人姓名(一般應(yīng)有兩名,防止某一簽單人缺席時,無人簽單)
          
           報課。
           在培訓(xùn)中,講師的授課時間如超過一個休息時間段(根據(jù)日程安排),培訓(xùn)組織人員在報課之前必須告訴講師有關(guān)其課程休息時間的安排,要求其注意時間的掌控,如講師在到點時忘記讓學(xué)員休息,培訓(xùn)組織人員須用適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ缡謩莸龋┙o予提醒。如有一些特殊注意事項或需要受訓(xùn)人員配合的相關(guān)事項(如填寫培訓(xùn)評估表,交講師交代的作業(yè)等),在報課時間通知,以保證培訓(xùn)的順利進(jìn)行。
          
           培訓(xùn)安排清單框架
           一、  培訓(xùn)教室
           1、  器材設(shè)備要求:
           2、  桌椅數(shù)量及擺設(shè)要求
           3、  培訓(xùn)室(包括器材)租金
           4、  教室布置要求
           5、  培訓(xùn)期間協(xié)助要求
          
           二、  住宿
           1、  住宿房間要求
           2、  住宿費用
           3、  住宿期間學(xué)員要求服務(wù)處理
           4、  住宿期間賠償費用處理
           5、  退房時間安排
          
           三、  膳食
           1、  用餐費用標(biāo)準(zhǔn);
           2、  用餐時間;
           3、  用餐地點;
           4、  用餐要求
           5、  菜單
           6、  酒水、飲料供應(yīng)
           7、  簽單人
          
           四、  其他
           1、  票務(wù)中心/商務(wù)中心具體位置
           2、  早上、中午mo*r*i*g call;
           3、  培訓(xùn)期間停車位預(yù)留
          
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