eHR系統(tǒng)的選擇和實(shí)施
一、如何選擇e-hr系統(tǒng)
用戶在選擇自己的eHR系統(tǒng)時(shí),往往會(huì)綜合考慮以下因素:
·系統(tǒng)功能
·方案可行性
·供應(yīng)商實(shí)力
·服務(wù)水平
·產(chǎn)品價(jià)格
在上述各因素中,后三項(xiàng)都是比較容易根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷而得出結(jié)論的(當(dāng)然,要充分評(píng)估結(jié)論的準(zhǔn)確性也絕非易事),而對(duì)于前兩項(xiàng)因素,如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)作指導(dǎo),相對(duì)來(lái)講就不太好把握了。用戶在選擇eHR系統(tǒng)時(shí)不妨從以下一些特征來(lái)評(píng)判其功能:
1.完整性與集成性
·系統(tǒng)全面涵蓋了人力資源管理的所有業(yè)務(wù)功能,并且對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)功能都是基于完整而標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì),是用戶日常工作的信息化管理平臺(tái)
·對(duì)員工數(shù)據(jù)的輸入工作只需進(jìn)行一次,其它模塊即可共享, 減少大量的重復(fù)錄入工作
·既可作為一個(gè)完整的系統(tǒng)使用,也可以將模塊拆分單獨(dú)使用,在必要時(shí)還能擴(kuò)展集成為一個(gè)完整系統(tǒng)
2.易用性
·界面友好簡(jiǎn)潔,直觀地體現(xiàn)了HR管理的主要工作內(nèi)容
·采用導(dǎo)航器界面,引導(dǎo)用戶按照優(yōu)化的HR管理流程進(jìn)行每一步操作
·基本沒(méi)有彈出式對(duì)話框,在一個(gè)界面就能顯示所有相關(guān)信息,并操作所有功能,一方面信息集成度高,另一方面減少了大量對(duì)彈出式對(duì)話框的繁瑣操作
3.網(wǎng)絡(luò)功能與自助服務(wù)
·對(duì)集團(tuán)型企業(yè)用戶而言,能提供異地、多級(jí)、分層的數(shù)據(jù)管理功能
·日常管理不受物理位置限制,可在任何聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上經(jīng)身份驗(yàn)證后進(jìn)行操作
·為非人力資源部門的員工于經(jīng)理提供的基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用
·允許員工在線查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要人員信息、內(nèi)部招聘信息、個(gè)人當(dāng)月薪資及薪資歷史情況、個(gè)人福利累計(jì)情況、個(gè)人考勤休假情況,注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請(qǐng)假/休假申請(qǐng),更改個(gè)人數(shù)據(jù),與HR部門進(jìn)行電子方式的溝通
·允許直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)可在線查看所有下屬員工的人事信息,更改員工考勤信息,審批員工的培訓(xùn)、請(qǐng)假、休假等申請(qǐng),并能在線對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效管理
·總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置情況、人力資源成本變動(dòng)情況、組織績(jī)效/員工績(jī)效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息
4.開(kāi)放性
·提供功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)接口，輕松實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)人導(dǎo)出以及與外部系統(tǒng)的無(wú)縫連接
·可方便引人各類Office文檔,并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中,規(guī)范了人力資源文檔的管理,并增加了文檔的安全性
·同時(shí)支持所有主流關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)以及各種類型的文檔處理系統(tǒng)
5.靈活性
·可方便地根據(jù)用戶需求進(jìn)行客戶化功能改造
·可方便地根據(jù)客戶需求更改界面數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示
·強(qiáng)大的查詢功能,可靈活設(shè)置任意多條件進(jìn)行組合查詢
·支持中英文(或其他語(yǔ)種)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)切換
6.智能化
·系統(tǒng)的自動(dòng)郵件功能可直接批量通過(guò)Email發(fā)送信息給相關(guān)人員(如通知被錄用人員、給員工的加密工資單等),極大地降低管理人員的行政事務(wù)工作強(qiáng)度
·系統(tǒng)設(shè)置了大量的提醒功能,以便用戶定時(shí)操作(如員工合同到期、員工生日等),使得HR管理變被動(dòng)為主動(dòng),能有效地提高員工對(duì)HR工作的滿意度
7.強(qiáng)大的報(bào)表/圖形輸出功能
·提供強(qiáng)大的報(bào)表制作與管理工具,用戶可直接設(shè)計(jì)各種所需報(bào)表
·提供了靈活報(bào)表生成器,用戶可快速完成各種條件報(bào)表的設(shè)計(jì),并能隨時(shí)進(jìn)行設(shè)計(jì)更改
·報(bào)表可輸出到打印機(jī)、Excel文件或TXT文本文件(如提交給銀行的文件)
·提供完善的圖形統(tǒng)計(jì)分析功能(如柱狀圖、餅圖、折線圖等),輸出的統(tǒng)計(jì)圖形可直接導(dǎo)人MS Office文檔中,快速形成HR工作報(bào)告
8.系統(tǒng)安全
·對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密
·嚴(yán)格的權(quán)限管理，設(shè)定用戶對(duì)系統(tǒng)不同模塊、子模塊乃至數(shù)據(jù)項(xiàng)的不同級(jí)別操作權(quán)限
·建立日志文件,跟蹤記錄用戶對(duì)系統(tǒng)每一次操作的詳細(xì)情況
·建立數(shù)據(jù)定期備份機(jī)制并提供數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)功能
二、如何實(shí)施eHR系統(tǒng)
企業(yè)在實(shí)施eHR系統(tǒng)之前,首先要對(duì)自身作一個(gè)客觀而充分的評(píng)估,要了解企業(yè)HR管理當(dāng)前所處的階段、實(shí)施eHR系統(tǒng)的預(yù)算以及是否需要引入管理咨詢等等,然后才能確定將要實(shí)施的eHR系統(tǒng)的范圍與邊界。一方面,不能只是要求eHR系統(tǒng)簡(jiǎn)單地滿足企業(yè)當(dāng)前的HR管理需求,而要充分考慮eHR系統(tǒng)是否能為HR管理層次的提升帶來(lái)幫助,另一方面,要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā),不能盲目地貪大求全,追求時(shí)髦,要盡可能做到量體裁衣。只有將自己準(zhǔn)確定位,才能尋找到合適的解決方案。
在了解自己的需求之后,就要選擇一家合適的eHR解決方案供應(yīng)商。如何選擇合適的供應(yīng)商,在前面已經(jīng)做過(guò)說(shuō)明,這里不再重復(fù)。需要特別指出的是,eHR解決方案的實(shí)施過(guò)程絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的產(chǎn)品買賣,而應(yīng)該視為一個(gè)完整的項(xiàng)目。項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程將分為三個(gè)階段:實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行的需求分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段、系統(tǒng)實(shí)施與客戶化改造階段以及系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)階段。項(xiàng)目實(shí)施完成后,用戶還應(yīng)該與供應(yīng)商進(jìn)行售后技術(shù)支持的合作,以確保系統(tǒng)能適應(yīng)企業(yè)HR管理不斷變化的需求。
實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行的需求分析與流程設(shè)計(jì)階段往往會(huì)占據(jù)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施周期一半以上的時(shí)間,這個(gè)階段,對(duì)HR管理者來(lái)講,是一個(gè)難得的整理與完善HR管理運(yùn)作體系的過(guò)程,有利于將以往離散的工作規(guī)范化、系統(tǒng)化,對(duì)供應(yīng)商來(lái)講,事先將客戶的需求理順,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施也起著決定性作用。因此,用戶與供應(yīng)商都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待這一階段的工作,而不應(yīng)急于馬上就要看到系統(tǒng)運(yùn)行的效果。
對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定制化改造期間, 用戶應(yīng)與供應(yīng)商之間保持頻繁的溝通, 及時(shí)對(duì)需求進(jìn)行確認(rèn)，盡量避免不停地提出零散需求，否則容易導(dǎo)致項(xiàng)目管理地失控。
供應(yīng)商在完成所有功能的開(kāi)發(fā)之后,提交給用戶的,還只是一個(gè)系統(tǒng)框架,并不能馬上就運(yùn)行,用戶還需要在供應(yīng)商的幫助下進(jìn)行系統(tǒng)初始化與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作,使企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)遷移到系統(tǒng)中來(lái)。
系統(tǒng)框架加上企業(yè)/員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù),就構(gòu)成了完整的eHR系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái),相關(guān)的HR業(yè)務(wù)管理職能與流程就可以在這個(gè)平臺(tái)上執(zhí)行了。
此外,由于一套完整的人力資源管理系統(tǒng)覆蓋的內(nèi)容十分豐富,為盡快使用戶熟悉系統(tǒng)的操作,用戶在正式運(yùn)行系統(tǒng)前應(yīng)接受供應(yīng)商關(guān)于系統(tǒng)使用的培訓(xùn)以及相關(guān)技能的培訓(xùn)。
最后需要指出,eHR系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵,在于管理者是否真正用它。只有在供應(yīng)商與用戶的共同努力下,才能為企業(yè)打造出適用、完善、專業(yè)的解決方案,才能為HR管理者所用。 |
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