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      從培訓(xùn)看辦公自動化
       
       
           
      從培訓(xùn)看辦公自動化

           辦公自動化是由計算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的,但只有將計算機(jī)和使用人員的工作很好地結(jié)合在一起,才能真正實(shí)現(xiàn)辦公自動化所要達(dá)到的目的。我們經(jīng)常看到的情況是,辦公室里的軟、硬件設(shè)備很先進(jìn),但使用人員的應(yīng)用水平卻沒有相應(yīng)的提高。原因何在?驛之友計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用服務(wù)中心總經(jīng)理馬力先生認(rèn)為,這是因?yàn)檗k公自動化缺少了有效培訓(xùn)這個環(huán)節(jié)。
          
           目前,在計算機(jī)應(yīng)用方面有很多提供培訓(xùn)的單位,但據(jù)觀察,其培訓(xùn)對象90%以上是外企單位,國內(nèi)企業(yè)對于計算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)顯得并不那么熱心。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,這些都是日常辦公活動,一邊干一邊學(xué)就可以了,為了使用技巧進(jìn)行培訓(xùn),既花錢又耽誤時間,沒必要。例如,微軟曾搞過一次國家機(jī)關(guān)大用戶的義務(wù)培訓(xùn),可是這些國家機(jī)關(guān)連擠出半天時間都說比較困難,可見對培訓(xùn)活動的積極性并不很高。
          
           與此形成對比的是,很多國企非常熱心于購置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備,軟、硬件設(shè)備升級很快,但辦公自動化并沒有達(dá)到應(yīng)有的水平。其結(jié)果是,原來的投資還沒有很好地真正發(fā)揮效用,又要追加新的投資。另一方面,由于培訓(xùn)工作沒有跟上,操作者的計算機(jī)應(yīng)用水平也沒有得到相應(yīng)的提高。國企和機(jī)關(guān)的技術(shù)升級跟得快,到了年底總結(jié)工作時可以成為業(yè)績,但是培訓(xùn)就不好說了。如果報告中說今年花了多少培訓(xùn)費(fèi)用,上面的領(lǐng)導(dǎo)就可能會認(rèn)為IT部門無能棗這幾個人都教不會,還要請別人教。
          
           相反,很多外企在硬件環(huán)境的投資上很吝嗇棗有些現(xiàn)在還在使用Windows 3.1和Word 6.0,但卻積極支持員工的培訓(xùn)。這些公司考慮的是如何將現(xiàn)有的軟件用精、用透,而不是使用了多新的版本。企業(yè)永遠(yuǎn)也跟不上技術(shù)的更新?lián)Q代,在軟硬件基本設(shè)施能夠滿足工作需要的情況下,這些外企所要考慮的就是如何提高基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用水平,盡可能決地收回軟、硬件投資,提高工作效率。
          
           大部分單位(國內(nèi)單位及外企)的計算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)工作,大多由本單位的人事部門和IT部門共同負(fù)責(zé)管理。但是,在管理的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題:
          
           首先,計算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)應(yīng)該由誰來做?
          
           IT部門的工作人員雖然對計算機(jī)軟件十分熟悉,但對辦公活動中的具體應(yīng)用問題并不精通。而人事管理部門的工作人員,雖然對辦公程序十分清楚,但是對計算機(jī)應(yīng)用軟件技術(shù)卻不精通,所以也不可能勝任培訓(xùn)工作。
          
           但是,因?yàn)槠髽I(yè)或者行業(yè)內(nèi)部都有IT部門,這就決定了花錢買培訓(xùn)的難度。這樣的單位往往會覺得自己不需要找別人培訓(xùn),自己的IT人員就能勝任。其實(shí),企業(yè)IT部門的主要工作是做主業(yè)內(nèi)部的IT管理和規(guī)劃,而不是這些具體的操作和培訓(xùn)工作,另外,企業(yè)內(nèi)部的IT人員大多是計算機(jī)專業(yè)出身,他們不了解辦公的流程,也沒有管理和市場銷售的經(jīng)驗(yàn),這就注定他們的培訓(xùn)僅停留在對軟件功能的剖析上,就算業(yè)務(wù)人員能夠?qū)⑦@樣乏味的培訓(xùn)堅(jiān)持聽下來,也會與實(shí)際的應(yīng)用脫節(jié)。
          
           例如Excel的報表?xiàng)棢o論財務(wù)報表、銷售報表還是人事部門的管理報表等,都滲透了管理者的思想,是供管理者使用的。就像MBA的管理最后都要落實(shí)到數(shù)字一樣,最終企業(yè)的效益、人員管理都要用數(shù)字來體現(xiàn)。所以學(xué)Excel不是學(xué)簡單的報表,而是學(xué)各種管理思想,怎樣用這樣的思想來整理計算數(shù)字。很難想像,一個機(jī)關(guān)中沒有管理經(jīng)驗(yàn)的IT人員在進(jìn)行培訓(xùn)時能夠?qū)xcel的使用與管理結(jié)合起來。
          
           很多企業(yè)的管理為什么上不去,這一定程度上是因?yàn)闆Q策者的決策基礎(chǔ)就是拍腦門,拍胸脯,而不是以科學(xué)的數(shù)據(jù)為依據(jù)。投資不做預(yù)算,不做定量的分析。如果沒有合適的工具軟件來輔助,進(jìn)行定量分析是一件非常麻煩的事情,要收集大量的數(shù)據(jù)并且運(yùn)用一些理論和算法對數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測分析。但是如果你的競爭對手會這一套,他的決策就會比你準(zhǔn)、比你高。畢竟,現(xiàn)在的企業(yè)決策已經(jīng)不是比誰的腦子活,而是在比誰掌握的信息全面、誰的分析準(zhǔn)確。
          
           培訓(xùn)是幫助企業(yè)練內(nèi)功。買軟件有意識了,培訓(xùn)費(fèi)再貴也不過是買一臺電腦的錢,而這筆錢可以讓電腦用得更好。現(xiàn)在大家都在討論“TCO(總擁有成本)”問題,培訓(xùn)表面看似多花了些錢,但它卻是在降低總體成本過程中的一個不可忽視的環(huán)節(jié)。
      主題:從培訓(xùn)看辦公自動化
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